Przetwarzanie danych osobowych jest nieodłącznym elementem niemal każdej działalności gospodarczej. Niezależnie od branży, w której funkcjonujesz, czy rozmiaru Twojej firmy, przestrzeganie zasad RODO i innych wytycznych dotyczących ochrony danych nie jest opcją, ale koniecznością. Jest to kluczowe nie tylko z punktu widzenia zgodności z prawem, ale także dla budowania zaufania i relacji, zarówno z pracownikami, jak i klientami. Co możesz zrobić w tym zakresie? Podpowiadamy.
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy związane z RODO?
W dobie globalizacji i cyfryzacji, ochrona danych osobowych stała się kluczowym aspektem prowadzenia działalności gospodarczej. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), wprowadzone przez Unię Europejską, nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków, mających na celu zwiększenie bezpieczeństwa oraz zapewnienie prywatności osób fizycznych. Możliwe jest to między innymi poprzez ochronę danych osobowych, a więc wszelkich informacji, które można bezpośrednio lub pośrednio powiązać z osobą fizyczną. Mogą to być dane takie jak imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, a nawet identyfikator internetowy.
Każdy przedsiębiorca przetwarzający dane osobowe musi poinformować osoby, których dane dotyczą, o celach, podstawach prawnych przetwarzania danych, odbiorcach danych oraz o przysługujących im prawach. Informacja ta powinna być przekazana w sposób jasny i zrozumiały, zazwyczaj w formie tzw. klauzuli informacyjnej. W niektórych przypadkach, przedsiębiorcy są zobowiązani do powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD), który nadzoruje przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Pełni on rolę doradczą, kontrolną oraz informacyjną w zakresie przetwarzania danych osobowych.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin, powiadomić o tym właściwy organ nadzorczy, a w niektórych przypadkach również osobę, której dane dotyczą.
Czy powinno się prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych?
Jednym z narzędzi, które mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych, jest rejestr czynności przetwarzania danych. To dokument, w którym organizacje – będące administratorami danych osobowych – zapisują informacje o tym, jak i w jakim celu przetwarzają dane osobowe. Dokument ten nie tylko umożliwia organizacjom zrozumienie i uporządkowanie własnych procesów przetwarzania danych, ale też pełni funkcję dowodową w przypadku kontroli przez organ nadzorczy.
Zgodnie z RODO, obowiązek ten dotyczy głównie podmiotów zatrudniających 250 lub więcej osób. Wyjątki od tej reguły obejmują sytuacje, gdy przetwarzanie może naruszać prawa i wolności osób, jest nie sporadyczne, albo dotyczy danych wrażliwych lub informacji o wyrokach skazujących. Jednak w praktyce, każda organizacja, która przetwarza dane osobowe, powinna rozważyć utworzenie i utrzymanie takiego rejestru. Nie tylko ze względu na potencjalne korzyści w postaci większej kontroli nad przetwarzanymi danymi i ułatwienia w zarządzaniu nimi, ale także jako sposób na okazanie swojego zobowiązania do ochrony prywatności i danych osobowych.
Jakie są kary za naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych?
Kary za naruszenie przepisów ochrony danych osobowych mogą przybrać różne formy, od upomnień po surowe kary pieniężne. Są one dostosowane do charakteru, skali oraz powagi naruszenia, mając na uwadze ochronę interesów osób, których dane dotyczą. Najbardziej znane to kary finansowe, które mogą sięgnąć do 20 mln euro lub – w przypadku przedsiębiorstw – do 4% ich całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Tak wysokie kary są odzwierciedleniem znaczenia, jakie przywiązuje się do ochrony danych osobowych oraz potencjalnych skutków ich niewłaściwego przetwarzania.
Organ nadzorczy może również zdecydować się na inne środki, takie jak upomnienia, nakazy zaprzestania przetwarzania danych osobowych w określony sposób, czy żądania dostosowania procedur przetwarzania danych do wymogów prawa. Sankcje te mogą mieć poważne konsekwencje dla działalności organizacji, zwłaszcza w przypadku, gdy wymagają one istotnych zmian w sposobie prowadzenia biznesu lub w systemach informatycznych.
Outsourcing usług przetwarzania danych
Przetwarzanie i zabezpieczanie danych osobowych stanowi pewne wyzwanie, wymagające odpowiednich zasobów – zarówno osobowych, jak i narzędziowych czy systemowych. Skorzystanie z usług zewnętrznych może przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych, zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz pozwalając zająć się istotą prowadzonego biznesu.
Decydując się na outsourcing usług przetwarzania danych, zyskuje się dostęp do wiedzy i doświadczenia wyspecjalizowanych zespołów, które od lat zajmują się ochroną danych osobowych. Takie zespoły są na bieżąco z najnowszymi zmianami w przepisach o ochronie danych oraz najlepszymi praktykami zabezpieczeń. Dzięki temu, przedsiębiorstwo powierza złożone i czasochłonne zadania w ręce ekspertów.
Taka współpraca oznacza także przekazanie pełnej odpowiedzialności za przygotowaną dokumentację i zgodność z RODO podmiotowi zewnętrznemu. Biorąc pod uwagę wysokie kary za nieprzestrzeganie przepisów, outsourcing staje się inwestycją w bezpieczeństwo firmy. Usługodawcy, działając zgodnie z najwyższymi standardami, gwarantują, że dokumenty i procedury są nie tylko zgodne z obowiązującym prawem, ale również dostosowane do specyfiki danego biznesu.
Każdy biznes jest unikalny, a więc wymaga indywidualnie dostosowanych rozwiązań. Dobre praktyki outsourcingu zakładają, że usługodawca nie opiera swojej pracy na szablonach, lecz przygotowuje dokumenty i procedury, które są w pełni dostosowane do potrzeb klienta. Takie podejście nie tylko zwiększa efektywność procesów przetwarzania danych, ale także umożliwia kompleksowe uregulowanie wszystkich zagadnień związanych z ochroną danych osobowych.
W obecnych czasach, kiedy to dane stanowią jedno z najcenniejszych aktywów, odpowiednie zarządzanie nimi jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Wyzwania te wymagają nie tylko świadomości i zrozumienia obowiązujących przepisów, ale także gotowości do wdrażania nowoczesnych rozwiązań technologicznych oraz najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa informacji. Ostatecznie, cele te służą nie tylko ochronie przed ryzykiem prawnym i finansowym, ale przede wszystkim budowaniu trwałych i zaufanych relacji z klientami, które są fundamentem każdego udanego przedsięwzięcia biznesowego.